Méthodologie de conduite de projet (1)

Publié le 24 septembre 2015 par Madeleine Moreau

Réussir un événement, un projet … clés en main

1 : Créer un comité de projet

Et voilà, nous y sommes. Comme je vous l’ai promis, je vous offre une formation gratuite pour vous aider à réussir un événement, un projet.

Si vous n’avez pas vu le lancement, vous pouvez le relire ici : http://www.processuscroissance-blog.com/2015/09/je-vais-vous-offrir-une-formation-gratuite.html

Pour vous permettre de bien comprendre le processus de formation, je vais utiliser un exemple qui sera le fil rouge de toute la formation. Ce fil rouge vous pouvez le transférer dans n’importe quel événement, que ce soit une kermesse, un tournoi, une commémoration, etc.

Mon exemple : Organiser une fête de village

Le maire a une idée merveilleuse pour donner vie au village : celui de mettre sur pied une grande fête du vendredi soir au dimanche matin. Il lance l’idée qui est applaudie par tout le conseil.

Mais le maire ne veut pas et ne peut pas prendre la responsabilité de la mise sur pied. Cependant, il y a un hic … qui est volontaire ?

Ça débute souvent ainsi : une idée de génie, de bonnes intentions, des rêves plein la tête et … un manque de volontaires.

La suite de l’aventure est facilement envisageable : les volontaires désignés sont souvent des personnes déjà très engagées, occupées. La fête peut être mise sur pied, nous pouvons cependant miser sur plusieurs couacs qui apparaîtront au fur et à mesure, ce qui apportera un certain désenchantement chez nos volontaires. Des désistements auront lieu et il faudra trouver des remplaçants qui interviendront sans forcément avoir toute la genèse du projet en main. Suivra des tensions, peut-être même des conflits au sein du groupe. Et la fête se déroulera clopin clopant. Lors de la restitution plusieurs éléments apparaîtront : tel ou tel aspect a été négligé, telle tâche a été oubliée, des contacts n’ont pas été faits, le budget a été dépassé, etc.

Cela peut être évité dès le début.

Généralement, 3 ou 4 personnes se portent volontaires et elles assument toutes les charges.

Donc, nous allons partir avec, disons, 3 personnes prêtent à relever le défi.

ça ne fait pas beaucoup pour un comité de projet, il en faudrait plus … beaucoup plus !

Mais le réel se présente ainsi : 3 personnes qui s’engagent à relever le défi.

Que se passe-t-il en règle générale ?

Nos 3 volontaires que j’appellerais : Paul – Oscar – Julie – vont se retrouver pour une première réunion. Va apparaître très vite qu’il leur faut plus de monde, donc, chacun va partir à la chasse dans ses propres relations et taper des pieds et des mains pour trouver le plus de monde possible, ce qui va donner :

Paul trouve 5 personnes, Oscar en a 6 et Julie en propose 3, ce qui fait en tout : 17 personnes qui se retrouvent pour la 2ème rencontre.

Hé …. Vous ne trouvez pas que quelque chose a été oublié ? Et cela lors de la 1ère rencontre ?

Qui accepte la présidence ?

C’est essentiel, autrement nos 3 volontaires porteront, quand bon ça les arrange, la casquette de la présidence et s’en débarrassera dès qu’un problème surviendra.

Il faut donc, dès le départ définir le poste de la présidence.

Paul est désigné comme président. Sa tâche sera la suivante :

Suivre l’évolution du projet du début à la fin

Etre en lien avec chaque personne du comité

Animer les rencontres

S’assurer que chaque personne sollicitée et partante pour le projet soit à la bonne place

Gérer les tensions, écouter les besoins

Motiver chaque responsable des différentes sections : ceux qui font partie du comité, ceux qui n’en font pas partie

Ce qui nous donne le cliché suivant :

Nous voici donc au début de la constitution du comité.

Il faut maintenant trouver d’autres membres ESSENTIELS pour la suite du projet, définir les différents postes :

Un/e comptable
Une personne à l’aise avec les relations médiatiques
Une personne qui s’y connaît en intendance
Une personne qui est notoire dans le village

Ce qui constituera un comité de 7 personnes, c’est largement suffisant. Nous pouvons donc mettre de côté le 2ème cliché et percevoir l’organigramme suivant :

Nous avons maintenant la mise en place du comité.

Dans le prochain article nous ciblerons un peu plus la place de chaque membre du comité et les tâches données à chacun.

Rendez-vous lundi.

En attendant, vous pouvez télécharger le document ci-joint.

[docx] FICHE 1

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Je vous souhaite un excellent week-end, à bientôt.