Méthodologie de conduite de projet (2)

Publié le par Madeleine Moreau

Méthodologie de conduite de projet (2)

Réussir un événement, un projet …

clés en main

2 : Place et tâches des membres du comité

Vous venez d’être désigné responsable – donc président/e – de la manifestation.

Vous venez d’être désigné responsable – donc président/e – de la manifestation.

Cela ne veut pas forcément dire que l’on a reconnu en vous une personne qui peut assumer ce rôle. … mais vous, comment ressentez-vous ce défi ? Vous pensez que ce n’est pas si sorcier, qu’il suffit de conduire des réunions, que même si vous vous demandez dans quel « pétrin » vous vous êtes mis/e, vous allez y arriver.

Si c’est le cas, suivez cette formation jusqu’au bout. Vous allez apprendre énormément sur vous et sur le challenge qui vous attend.

Nous nous sommes arrêtés, dans le volet précédent, à la constitution des membres du comité.  

Les 6 personnes qui vont vous épauler jusqu’à la fin de la manifestation sont importantes. Elles ont chacune un rôle essentiel à jouer.

Raison pour laquelle il est important de définir dès le début un cahier des charges. Regardons cela de plus près.

Méthodologie de conduite de projet (2)

Le/la président/e :

  • Suit de près tout ce qui se passe dans l’évolution du projet.
  • Convoque régulièrement les membres du comité.
  • Anime les réunions et est le garant du temps – si la rencontre est prévue sur une durée de 2h, elle ne doit pas en faire 3 !
  • Etablit l’ordre du jour et n’oublie pas d’y insérer la rubrique « divers ».
  • Stimule et encourage chaque membre du comité ainsi que les personnes qui deviendront responsables d’un groupe de travail.
  • Est le/la référant/e auprès de la mairie.
  • Tient au courant le/la vice-président/e et lui délègue certaines tâches.

Le/la vice-président/e :

  • Est, d’une certaine manière, la « mémoire vive » du comité et par la suite de ce qui se passe dans les différents groupes de travail.
  • Sa place, au sein du comité est celle d’un observateur. Ne portant pas la casquette de président/e, il a la prise de recul nécessaire pour alerter rapidement un possible dérapage ou un manque.
  • Peut, si cela s’avère nécessaire, remplacer le/la président/e ou le/la représenter dans certaines réunions.

Le/la secrétaire :

  • Est présent/e lors de chaque rencontre du comité.
  • Prend des PV décisionnels.
  • Est au service des membres du comité et se met à leur service pour tout ce qui concerne un travail administratif.
  • Tient à jour le dossier évolutif de la manifestation.

Le/la comptable :

  • S’occupe de la comptabilité – c’est évident !

Les 3 dernières personnes :

  • Leurs premières tâches est de participer aux rencontres du comité.
  • Elles deviendront, le moment venu, responsables du secteur qui leur est attribué : Lien avec les médias (journaux – radio- télévision locale – site internet) – L’intendance concerne bien sûr la cantine, le/les bar/s, ainsi que les emplacements, le matériel, etc. – Reste le dernier membre. Dans mon exemple, celui-ci sera le trait d’union avec la population du village et des villages alentours. Il sera le porte-parole des besoins de tous les bénévoles au comité.

Cela vous semble ardu ? Presque impossible à mettre en place ?

C’est un exemple que je vous donne, à vous de le transférer dans le genre de projet, de manifestation que vous devez mettre en place.

Si je regarde les différentes situations que j’ai pu vivre, les difficultés au sein des groupes de travail ont principalement surgies parce que, justement, personne ne savait qui faisait quoi. Les conséquences peuvent être douloureuses, surtout si les tensions et les conflits sont mal gérés.

En établissant un rôle, une tâche à chaque membre du comité, vous savez à qui vous adresser pour avancer sereinement, vous pouvez redresser la barre sans interférer sur les secteurs qui fonctionnent correctement.

Je vous laisse construire votre organigramme personnel. Je vous retrouve très bientôt pour vous parler de quelque chose d’important : L’art de réfléchir ensemble avant de fixer des objectifs.

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