Méthodologie de conduite de projet (3)

Publié le par Madeleine Moreau

Méthodologie de conduite de projet (3)

Réussir un événement, un projet …

clés en main

2 : Réfléchir ensemble et fixer des objectifs étapes par étapes

Les premières séances du comité :

Si votre manifestation est une continuité à ce qui s’est déjà fait par le passé, - par exemple une kermesse paroissiale – le piège serait de reprendre à l’identique ce que le « public » connaît déjà, de repartir avec les mêmes choses, de faire appel au mêmes bénévoles – qui en ont déjà par-dessus la casquette et qui ont déjà redis 3X qu’ils ne seraient plus disponibles – de croire que ce sera facile comme de poster une lettre à la poste !

Si vous partez avec un comité constitué de nouvelles personnes, ne pensez-vous pas que c’est le bon moment pour trouver de nouvelles idées ?

Donc, les premières séances du comité sont très importantes car elles vont vous permettre de suivre un fil rouge sans vous empétrer dans les fils.

Commencez par faire un brainstorming – en français un lancement d’idées.

Méthodologie de conduite de projet (3)

Petit rappel pour bien réussir :

Toutes les idées sont accueillies dans leur jus, même si celles-ci semblent totalement farfelues.

Personne ne commente ou ne critique une idée

Chaque idée est écrite sur un tableau ou sur papier

Chaque personne y participe

Les idées qui se rejoignent sont soulignées

Cela pourrait donner :

Méthodologie de conduite de projet (3)

Tout ne peut pas être réalisé, c’est la première chose qui vous viendra à l’esprit.

Cependant, il y a dans cette récolte d’idées des choses qui sont à retenir et ce ne sera pas forcément celles qui ont obtenu le plus de suffrage.

Il s’agit donc, maintenant, de reprendre chaque idée et de regarder si c’est concrétisable, réaliste, possible, et … dans le sens de la manifestation.

Pour ce deuxième volet, l’avis de chaque membre est également important.

Voici une manière de tirer profit de la récolte d’idées :

Reprenez chaque idée, sans en oublier une seule ou en mettre de côté car il vous semble qu’elle irréalisable.

Pour chaque idée, lancez la discussion autour des avantages et des inconvénients. Ecrivez chaque réaction, sous forme de liste ou par un mind mapps (http://www.mindmapping.com/fr).

Le budget est important. Autant que possible indiquez celui qui pourrait correspondre à l’idée. Par budget, il faut comprendre : entrée/sortie – votre comptable peut être une aide précieuse.

Votez – qui est pour, qui est contre.

A ce stade, vous pouvez déjà entrevoir les actions qui sont à faire ultérieurement.

Ne décidez rien avant d’avoir fait le tour de toutes les idées.

Le moment des décisions

Si votre brainstorming s’est déroulé dans de bonnes conditions, vous devez avoir les éléments essentiels pour votre manifestation. A savoir :

Un thème ou titre de la manifestation

Des perspectives pour la restauration

Des pistes pour les animations

Ce sont les 3 éléments les plus essentiels, ceux qui vont vous permettre de partir du bon pied.

Avantages d’un bon brainstorming

Ne sautez pas cette étape, ne vous dites pas qu’il serait plus facile de réfléchir tout simplement à un thème, à une idée générale de cantine, aux quelques animations que vous pourriez faire.

En agissant aussi rapidement, il peut vous sembler gagner du temps, ce qui est vrai à première vue, mais vous en perdrez considérablement par la suite, car il y aura toujours un petit malin qui vous fera douter de vos choix, des personnes extérieures qui vous diront que vous auriez pu choisir autre chose, des membres du comité qui vous diront qu’ils n’étaient pas d’accord avec les décisions prise.

Le brainstorming est justement fait pour permettre à chacun, chacune de se positionner et d’avoir une parole qui est entendue. Par la suite, il suffit juste de confronter le/la récalcitrant/e au travail qui a été fait en groupe.

Autres avantages : vous avez pris en compte le positif comme le négatif, vous avez une première vue sur le budget, vous avez un plan ou du moins un peu plus qu’une ébauche de plan.

Le moment de fixer vos objectifs

Commencez maintenant à vous fixer des objectifs aussi précis que possible.

Vous avez :

Un thème ou titre de la manifestation – A quoi devez-vous penser maintenant ?

Des affiches, des flyers, autres supports : Qui ? Quand ? Distribution ?

Les médias = journaux, radio, télévision locale : Qui ? Quand ?

Des perspectives pour la restauration – Si votre manifestation se déroule sur un week-end, cela veut dire au minimum 4 repas à prévoir, un bar ou plusieurs à créer, une petite restauration, etc. Regardez les options possibles : traiteur, cuisiniers/ères bénévoles, …

Si vous pensez à une participation active des gens du village, pourquoi ne pas créer des stands où plusieurs ménages proposent un menu en lien avec le thème (c’est ce que nous faisons lors de la fête du quartier, il y a une dizaine de stands restauration et autant de bars).

Quelle que soit votre option, il faut du monde, il faut en trouver et plus cela se fait tôt, mieux ça marche.

Pensez également à l’infrastructure : grande tente, salle des fêtes, petites structures, etc.

Des pistes pour les animations - C’est également le moment de fixer vos objectifs. Ici aussi le QQQC (Qui – Quoi – Quand – Comment) est essentiel.

A la recherche des futurs responsables

Le but de cette formation est de vous aider à bien réussir votre projet, votre manifestation et à économiser vos énergies, vos forces.

J’ai vu des comités qui prenaient tout en main et qui se retrouvaient, à quelques semaines de la manifestation, complétement « vidés ».

Vous pouvez éviter cela.

Servez-vous des tâches attribuées à chaque membre du comité.

Le/la représentant/e médiatique peut se charger de trouver un/e graphiste pour les affiches, ou une personne qui serait d’accord de lancer un concours de dessin.

Le/la représentant/e intendance peut chercher une personne qui accepterait la responsabilité de la mise en place cuisine, une autre pour les boissons (ne pas oublier les permis de débit ou patentes), une autre pour les infrastructures, etc.

Les autres membres peuvent diriger leurs forces sur les autres objectifs, les animations en faisant partie. Pour chaque objectif : 1 responsable extérieur au comité.

A vous de jouer. Dans le prochain volet, nous verrons comment travailler en comité élargi, c’est-à-dire, avec les nouveaux membres qui viennent vous rejoindre.

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