Ne pas se laisser submerger par les attentes d’autrui

Publié le par Madeleine Moreau

Avant d'être à votre tour stressée

Certaines personnes appliquent avec un art extraordinaire leur pouvoir de déléguer.

C’est d’ailleurs ce que l’on apprend lorsque l’on travaille le problème du stress : « Vous ne parvenez pas à faire face à la surcharge de travail ? Pas de problème, il faut que vous appreniez à déléguer ! »

C’est un merveilleux conseil. Avec, cependant, un léger hic : les personnes à qui est délégué le surplus sont aussi débordées.

Est-ce votre cas ?

Tout d’abord, il faut savoir que si vous acceptez de rendre service – parce que, lorsqu’un-e collègue délègue son travail, le partage avec vous, c’est toujours cette merveilleuse attitude que vous entretenez : Faire plaisir, ne pas décevoir, vous montrer à la hauteur de ce qu’on vous demande !

Résultat, vous vous retrouvez sous une masse de choses à faire qui sont toutes urgentes, et, pendant que votre collègue gère très bien son stress, vous vous retrouvez dans une situation aggravée de stress … un stress que vous avez actionné.

Une cliente me partageait ainsi sa situation : « En ce moment, c’est de la folie. La boîte a plus de commandes qu’il ne faut pour le nombre d’employés que nous sommes. Le service après-vente et le service de facturation n’arrive pas à suivre. On m’a demandé de les aider. Je ne pouvais pas refuser. Mais j’ai tellement de travail que je n’arrive plus à suivre. Alors je prends à la maison ce qui peut être fait le soir ou le week-end. Je n’en peux plus, c’est infernal ! »

Je ne pouvais pas refuser …

Elle ne pouvait pas refuser car elle a reçu son CFC juste avant les vacances, elle a signé son contrat d’embauche dans cette boîte qui l’avait prise comme apprentie. Elle a eu tellement de chance, d’autres cherchent désespérément un emploi après l’obtention d’un diplôme ou d’un CFC, qu’elle ne peut pas refuser cette marque de confiance qu’on lui donne en lui permettant de faire ses preuves.

Une spirale infernale se met en place. Elle est la candidate idéale à qui il est facile de déléguer un peu de travail. Elle ne refusera pas.

Apprendre à dire non

C’est ce que ma cliente ne sait pas faire. Son besoin d’être reconnue dans ses compétences, ses capacités, son désir d’être bien vue par ses collègues bloque toute envie de dire non.

Il y a un autre problème et il est de taille : Elle n’a pas les outils nécessaires pour dire un non qui ne sera pas condamnable.

Voici les outils :

Dire non, refuser quelque chose peut avoir des conséquences désastreuses, c’est un fait. Par contre, il est possible de dire non sans attirer à soi ces conséquences.

  1. Être au clair avec la situation

Ma cliente travaille dans le bureau des achats. Sa responsabilité consiste à passer des commandes pour fournir aux ateliers les produits nécessaires à la production. Cela n’a rien à voir avec le service après-vente qui examine et soumet les devis de réparation ou avec le service de la facturation.

Comme il y a une flambée au niveau de la production, il y a également une hausse importante de commandes à faire. Les dossiers doivent être suivis minutieusement et une commande qui ne serait pas faite dans les temps mettrait en difficulté toute la chaîne de production.

  1. Percevoir ce qui est possible et impossible

Si la charge de travail supplémentaire proposée est gérable … parce que vous avez du temps à y consacrer … donc, si ma cliente n’avait pas plus de commandes à faire, pas de problème, une réponse affirmative est ajustée.

Par contre, si vous rognez déjà sur vos temps de pause et de loisirs, si vous êtes déjà dans les heures supplémentaires, est-ce judiciable d’accepter des tâches supplémentaires ? La réponse vous vient immédiatement.

Si c’est possible, c’est un oui, si c’est impossible, c’est un non.

Encore faut-il savoir comment dire non sans prendre le risque de se faire foudroyer.

  1. Donner les raisons du non

Se justifier, monter dans les créneaux, n’est pas un service que vous vous donnez, bien au contraire.

Il reste donc une autre voie, c’elle de donner des raisons objectives qui vont permettre d’entendre votre refus. Par exemple : « En ce moment j’ai trop de commandes à faire pour la production, je n’aurais pas le temps et l’espace pour bien m’occuper de ce que vous me demandez, lorsque ce sera plus calme de mon côté, ce sera avec plaisir. »

Vous vous positionnez, non pas pour être contre, mais pour le bien de l’entreprise.

  1. Exprimer son ressenti dans la situation

La raison objective ne suffit pas toujours. Il faut donc l’argumenter avec des faits qui ne peuvent être contredits.

Revenir à la réalité est un excellent moyen. Ainsi, ma cliente aurait pu argumenter ainsi : « Lorsque je vois le surplus de travail que j’ai, je comprends très bien que tu es dans le même cas. Nous sommes tous à cran, le problème est que nous sommes en sous-effectifs. J’aurais moi aussi besoin qu’on m’aide.

  1. Proposer une solution de dépannage

Ne pas laisser l’autre au bord du vide mais lui soumettre une idée de substitution va permettre de canaliser le risque de tension qui est inutile.

Dans le cas étudié, la solution serait de proposer de regarder si, dans son service, il n’y a pas un ou une employée qui en fait un peu moins que les autres, qui perd pas mal de temps à discuter ou qui se contente simplement de faire ses heures et de le/la solliciter pour ce travail important.

C’est, ce que l’on dit dans le jargon professionnel, le côté « gagnant-gagnant ».

Ces 5 outils sont de puissants moyens pour exercer votre liberté et garder ce sentiment que vous maîtrisez votre vie.

De plus, ce sont des outils que vous pouvez transférer facilement dans toutes les situations de votre vie, que ce soit au niveau familial, social ou professionnel.

Revenez-y aussi souvent que possible à chaque fois que vous êtes sollicité-e pour venir en aide.

A bientôt.

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Publié dans Coaching

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