Un plan pour mieux s’organiser

Publié le par Madeleine Moreau

Une bonne semaine commence par une bonne organisation

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. »

Y avez-vous pensé ces derniers jours ?

Voyons ce que cela pourrait suggérer dans votre quotidien et dans la manière dont vous triez vos tâches :

  • Important et urgent : Ce sont vos tâches les plus essentielles – réveiller vos enfants à telle heure pour qu’ils se préparent à partir à l’école, prendre en compte la durée de déplacement pour vous rendre au travail, payer vos factures avant la date de l’échéance, etc. – C’est ce que vous faites sans remettre à plus tard, même si cela ne vous enchante pas vraiment.
  • Important mais pas urgent : Vous avez devant vous une date butoir qui va vous demander un certain investissement – Vous devez préparer un dessert pour un anniversaire. Pour cela, vous devrez faire certains achats. C’est important mais ce n’est pas urgent car vous avez toute la semaine devant vous. Pour ne pas vous sentir débordé le jour J est risqué d’oublier quelque chose, vous pouvez dès à présent planifier des moments creux pour faire vos achats. Une bonne manière pour ne rien oublier !
  • Pas important mais urgent : Cela concerne tout ce qui vous concerne indirectement et que vous pouvez déléguer facilement ou pas. Si vous ne pouvez pas déléguer, faites-le immédiatement, même si ce que vous aviez prévu prend un peu de retard. – Prendre un rendez-vous pour un contrôle médical car vous savez que le temps d’attente peut être important. Cela vous prendra 2mn mais ce sera fait et vous n’y penserez plus à chaque instant et 7j/7. Bien sûr, c’est quelque chose que vous ne pouvez pas facilement déléguer, raison de plus pour le faire dès que vous y penser. Par contre, vous pouvez demander à un collègue de photocopier les documents nécessaires pour le colloque qui aura lieu dans X jours, ce n’est pas important au premier regard car vous avez du temps devant vous qui est déjà bien rempli, et en même temps cela devient urgent car le bon déroulement découle directement du dossier que vous remettrez aux participants. Si cela est fait avec un peu d’avance, c’est tout bonus et vous êtes tranquille pour fixer votre attention sur autre chose.
  • Ni important, ni urgent : Ce sont les seules tâches que vous pouvez repousser à plus tard. Mais attention aux pièges qui peuvent être multiples et vous conduire à une catastrophe dans la manière d’organiser votre temps. Je vous donne mon expérience. Pour garder en bon état mon électroménager, je me suis fait une petite liste des dates où j’ai nettoyé les filtres, détartré les conduits et je sais qu’il faut le faire 2x par an. Le moment où je le fais n’est pas important et ce n’est pas urgent … sauf si j’oublie de le faire avant l’année suivante, ce qui m’est arrivé et m’a acculé à demander l’aide d’un technicien ! Depuis que je note la date où les travaux ont été effectués, c’est un rappel qui s’offre à moi à chaque fois que je mets en route mon sèche-linge, par exemple. Je sais que j’ai encore 3 mois ou 2 semaines devant moi avant l’échéance fixée. Je nettoie le filtre extérieur à chaque service, ici je parle du filtre qui se trouve derrière et qui devrait être nettoyé 2x par an. Donc, j’y pense et j’effectue ce petit travail lorsque je suis moins occupée et j’en profite pour enlever la poussière qui s’est accumulée derrière la machine, ainsi pas de stress en perspective. Il y a, vous le découvrirez, plein de choses que vous pouvez entreprendre avec calme car elles ne sont ni importantes, ni urgentes, mais doivent quand même être réalisées.

Cette explication vous a-t-elle été utile ?

Je suis bien consciente que mes exemples peuvent ne pas rejoindre vos expériences de vie, mais avec un peu de réflexion, il est assez facile de transférer vos réalités et de faire le tri dans ce qui est important et urgent.

Venons-en maintenant à ce plan qui va vous permettre de mettre en place une organisation différente.

Il s’agit, vous en avez peut-être entendu parler – ou pas – du plan GANTT. C’est un outil puissant mais qui demande que vous y consacriez, en tout cas au début, pas mal de temps. Après quelques semaines, cela deviendra beaucoup plus facile.

Avant de commencer, je vous suggère de le télécharger et de l’imprimer pour l’avoir devant vous.

Vous y êtes ? Alors voici la marche à suivre :

  • La semaine prochaine, comment se présente mon emploi du temps ? Ce qui est planifié, ce que je ne planifie pas d’habitude mais qui revient ponctuellement.
  • Sur le tableau, je note toutes les tâches qui m’attendent sans oublier les périodes de repos, de loisirs.
  • Je note également les tâches qui seraient à faire et qui peuvent être reportées, voir déléguées.
  • Une fois que j’ai terminé, je m’interroge :
  • Ce tableau, est-il en adéquation avec ma réalité ? /24h par jour
  • Ai-je pris en compte les imprévus qui peuvent surgir ? (Je vous rappelle que, personnellement, lundi, je me suis retrouvée clouée dans une activité à cause d’un état grippal – si je n’avais planifié des temps libres, je ne serais pas arrivée à faire les jours suivants les tâches planifiées)
  • Ai-je été cohérente dans mes besoins de repos, de temps pour moi ?
  • Si besoin, je fais les rectifications nécessaires.

Je vous fais un petit cadeau. Vous pouvez, à présent, télécharger un de mes tableaux, cela vous donnera sans doute des idées pour peaufiner le vôtre.

Il y a un dernier effort à faire …

Lorsque vous aurez tester l’efficacité du tableau sur une semaine entière, prenez un peu de temps pour évaluer les résultats. Sur la base des résultats, vous pourrez apporter vos modifications aux tableaux suivants.

Recommencez le processus pour la semaine suivante et continuez de le faire jusqu’à ce que cela devienne une contribution à votre hygiène de vie.

Si vous rencontrez des difficultés, si vous peinez à construire votre tableau, si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter ou à laisser un message, promis, je vous réponds.

Mon blog va prendre quelques jours de repos. Je vais être très occupée par d’autres tâches qui m’attendent dans les Alpes, je vous retrouve dans la 2ème quinzaine pour une nouvelle découverte.

Prenez soin de vous et … de votre temps ! A bientôt.

Vous trouvez ce blog intéressant ?

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